ASAS-ASAS MANAJEMEN (ISIP4111) RANGKUMAN MODUL 6

BERIKUT DI BAWAH INI HASIL RANGKUMAN ASAS-ASAS MANAJEMEN (ISIP4111)

KAMI MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017

NAMA : CATUR KISWANA PUTRA

NIM : 021812568

ALAMAT : Jl. WANAGAMA 1, BANARAN 2, Rt : 08 Rw : 02 BANARAN, PLAYEN, GUNUNGKIDUL, YOGYAKARTA

BERIKUT DI BAWAH INI HASIL RANGKUMAN KAMI

MODUL 6

PENGAWASAN SEBAGAI SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN

Prof. Dr. H. Rusli Ramli, M.S.

PENDAHULUAN

Setelah Anda mempelajari aktuasi sebagai salah satu fungsi manajemen, tentunya masih harus pula dilanjutkan dengan fungsi manajemen yang lainnya. Salah satu fungsi manajemen yang akan diuraikan dalam modul keenam ini adalah fungsi pengawasan (controlling) yang tidak kalah pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, karena dengan pengawasan akan sangat menentukan apakah terjadi kemajuan dalam tercapainya suatu tujuan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Setiap kesenjangan yang terjadi antara harapan dan pelaksanaan pada bagian dari keseluruhan organisasi akan lebih mudah dipecahkan apabila diketahui secara dini daripada menunggu setelah menjadi sesuatu yang serius. Fungsi pengawasan ini akan memberikan informasi yang cepat untuk selanjutnya dapat diambil langkah-langkah perbaikan agar tidak menyimpang dari rencana.

Apabila modul kelima membahas tentang aktuasi maka dalam modul keenam Anda akan dibawa kepada fungsi manajemen lainnya yaitu pengawasan. Fungsi pengawasan ini diperlukan dalam rangka menjamin terlaksananya berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Dengan memahami pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen akan memberikan kejelasan bahwa pengawasan diperlukan terutama untuk menjawab pertanyaan apakah kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan dalam organisasi sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Untuk ini tentunya diperlukan penilaian terhadap hasil baik yang sedang dilaksanakan maupun yang sudah dilaksanakan, dan apabila terdapat penyimpangan perlulah selanjutnya diadakan perbaikan atau corrective, dan kesemuanya ini akan juga menjadi umpan balik bagi perencanaan selanjutnya.

Setelah mempelajari modul ini, Anda dapat mengerti tentang apa dan bagaimana fungsi pengawasan (controlling) sebagai salah satu fungsi manajemen.

Setelah membaca modul ini, Anda diharapkan dapat :
1. Menjelaskan pentingnya pengawasan dalam manajemen.
2. Mengidentifikasi teknik dan cara-cara pengawasan.
3. Mengidentifikasi beberapa hal yang dapat mempengaruhi pelaksanaan pengawasan.
4. Membedakan berbagai jenis pengawasan.

KEGIATAN BELAJAR 1 

PENGAWASAN SEBAGAI FUNGSI

LATIHAN

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut !

1) Apakah yang dimaksud dengan pengawasan ?
2) Siapa saja yang melakukan pengawasan ? Jelaskan !
3) Bagaimana pengaruh kebijakan, prosedur, dan teknik statistic terhadap pengawasan ? Jelaskan beserta contoh-contohnya !
4) Untuk mendapatkan data hasil saat kini dikenal tiga cara yaitu dengan pengamatan langsung, laporan lisan, dan laporan tertulis. Coba berikan penjelasan beserta contohnya !
5) Bagaimana hubungan pengawasan dengan faktor manusia ? Jelaskan !

RANGKUMAN

Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menjamin agar apa yang dilaksanakan atau hasil yang dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Tentu saja pengawasan ini tidak hanya membandingkan hasil dengan apa yang direncanakan, tetapi juga terdapat pengawasan awal dan bersifat preventif. Pengawasan sendiri sebagai suatu proses tentunya melalui tahapan-tahapan pula sehingga proses pengawasan itu dapat berupa sistem, yang kesemuanya akan memberikan informasi beserta data yang diperlukan bagi perbaikan perencanaan selanjutnya. Kesemuanya ini tidak ubahnya seperti dua fungsi yang sukar dipisahkan hubungan antara pengawasan dan perencanaan.

Oleh karena itu, pengawasan sebagai fungsi tidak dapat dipisahkan dengan berbagai usaha membandingkan, baik membandingkan hasil yang dicapai dengan standard yang direncanakan maupun yang menyangkut kuantitas serta kualitas, yang pada akhirnya ditujukan untuk terjadinya tindakan perbaikan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh.

TES FORMATIF 1

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat !

1) Dalam suatu organisasi fungsi pengawasan mutlak diperlukan sebab ...
A. pengawasan merupakan suatu kegiatan yang positif
B. pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen
C. pada dasarnya dalam setiap kegiatan apa pun selalu cenderung terjadi penyimpangan
D. standar yang ditentukan sering terlalu tinggi sehingga sulit dicapai jika tidak disertai proses pengawasan
Jawab : C
Pada dasarnya pengawasan merupakan kegiatan menilai hasil yang dicapai. Dan cara menilai yang paling efektif untuk itu adalah dengan cara melihat penyimpangan yang terjadi supaya diperbaiki.

2) Pengawasan mempunyai hubungan yang erat dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya terutama dengan fungsi ...
A. organizing / coordinating C. motivating / actuating
B. staffing D. planning
Jawab : D
Kegiatan pengawasan adalah kegiatan menilai hasil. Cara menilai hasil yang biasa dilakukan ialah dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan standard yang telah ditentukan. Standar yang telah ditentukan tidak lain adalah perencanaan. Jadi hubungan yang paling dekat antara berbagai fungsi manajemen dengan pengawasan adalah planning.

3) Ada suatu pengawasan cara lain yang bersifat preventif. Pengawasan ini dilakukan antara lain dengan cara ...
A. membatasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan
B. membandingkan hasil yang dicapai dengan standar berdasarkan data statistic
C. memperbaiki penyimpangan, kalau ada / ditemukan penyimpangan
D. menggunakan Results Management
Jawab : A
Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan dijalankan yaitu pada saat membuat perencanaan. Caranya yaitu menyusun kebijakan, prosedur, dan teknik statistic tertentu sehingga kegiatan yang akan dilakukan terbatas, tidak terlalu menyimpang dari apa yang diinginkan.

4) Fungsi produksi dapat diawasi mutunya secara statistic karena ...
A. produksi merupakan fungsi yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan
B. dengan dipakainya pengawasan mutu secara statistic, proses produksi menjadi lebih berdaya guna dan berhasil guna
C. fungsi produksi mengandung faktor-faktor kuantitas, kualitas, waktu, dan biaya
D. dalam proses produksi, penyimpangan sukar diperbaiki
Jawab : C
Teknik pengawasan mini statistic yaitu menggunakan unsur-unsur atau faktor-faktor tertentu seperti faktor kualitas, kuantitas, waktu dan biaya. Faktor ini dipakai dalam menganalisis secara statistic untuk menentukan mutu kerja.

5) Cara terbaik untuk mendapatkan data hasil saat kini adalah ...
A. pengamatan langsung, karena di sini pengawas dapat langsung berkomunikasi dengan para karyawan yang harus diawasi
B. laporan lisan karena dengan cara ini dapat diketahui masalah yang dihadapi petugas penjualan dan reaksi-reaksi langganan
C. kombinasi antara pengamatan langsung dan laporan lisan
D. laporan tertulis karena di sini dapat diperoleh data lengkap sesuai dengan yang diinginkan dan dapat dipakai metode statistic.
Jawab : D
Laporan tertulis menjamin kelengkapan serta dapat disimpan lama untuk bias diperbandingkan. Cara ini lebih teratur dan sistematis sehingga memudahkan kita untuk memanfaatkannya. Tetapi laporan tertulis belum bias menjamin kejelasan data. Untuk itu perlu dibantu dengan cara pengamatan langsung dan laporan lisan.

6) Untuk menghemat waktu di dalam membandingkan hasil dengan standar, dapat digunakan ...
A. prinsip pengecualian C. metode statistik
B. pengawasan awal D. A, B, dan C benar
Jawab : A
Dalam prinsip pengecualian hal yang dilakukan yaitu melihat padahal yang berbeda saja, tidak melihat keseluruhan hasil kerja. Dengan ini akan cukup banyak waktu bias dihemat.

7) Langkah terakhir dalam melakukan pengawasan ...
A. membuat laporan hasil pengawasan
B. memperbaiki penyimpangan yang terjadi
C. menanyakan karyawan apakah senang atau tidak dengan pengawasan yang dilakukan
D. membandingkan hasil dengan standar yang sudah ditentukan
Jawab : C
Tujuan pengawasan ialah menyempurnakan hasil kerja. Jadi kegiatan memperbaiki hasil kerja yang menyimpang merupakan kegiatan paling akhir dilakukan, karena hasilnya adalah hasil yang sudah diperbaiki sesuai dengan yang diinginkan.

8) Faktor manusia merupakan faktor yang penting yang harus diperhitungkan dalam pengawasan ...
A. tidak ada manusia yang melakukan pekerjaan dengan sempurna
B. karyawan yang bekerja mempunyai tujuan pribadi masing-masing
C. individu dalam organisasi dapat memberikan tanggapan negatif terhadap pengawasan yang disebabkan adanya kesalahpahaman
D. perilaku manusia sulit untuk diramalkan
Jawab : C
Dalam melakukan kegiatan apa saja pada akhirnya manusialah yang menentukan. Jadi penting sekali diperhatikan bagaimana keadaan orang yang melaksanakan suatu pekerjaan. Kalau seseorang merasa tidak senang dengan suatu pekerjaan, pasti hasil kerjanya kurang memuaskan atau pasti akan terjadi penyimpangan.

9) Tujuan digunakannya Results Management dalam pengawasan adalah untuk ...
A. menentukan tujuan pribadi dari setiap individu / karyawan
B. menghemat waktu dan biaya pengawasan
C. melakukan pengawasan secara bersama-sama dengan karyawan
D. mempermudah mencapai hasil yang diinginkan
Jawab : B
Result Management adalah usaha mengikutsertakan karyawan untuk melakukan kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasan. Kalau seseorang diikutsertakan dalam perencanaan, juga turut menentukan standard-standar yang akan digunakan, maka kalau terjadi pengawasan dia akan menerimanya, karena dia sendiri turut menentukan.

10) Keuntungan lain dengan dipakainya Results Management adalah ...
A. dapat memberikan peringatan awal tentang adanya penyimpangan
B. dapat menimbulkan motivasi kuat pada karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya
C. meringankan tugas pengawasan
D. hasil yang dicapai akan lebih mendekati hasil yang direncanakan
Jawab : A
Karena karyawan sendiri ikut dalam perencanaan maka dorongan untuk menyukseskan apa yang sudah ditentukannya semakin kuat karena karyawan sendiri yang menginginkan.

KEGIATAN BELAJAR 2 

PENGAWASAN MENYELURUH DAN AUDIT

LATIHAN

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut !

1) Ada berapa macam laporan pengawasan dan jelaskan satu per satu !
2) Dapatkah Anda menjelaskan secara singkat cara manajemen mengidentifikasi bidang yang perlu diadakan pemeriksaan ?

RANGKUMAN

Salah satu cara yang memudahkan pengawasan secara menyeluruh bagi seluruh organisasi adalah pemeriksaan manajemen melalui laporan-laporan yang menyediakan berbagai keterangan bagi pimpinan untuk menentukan secara pasti di mana atau mengapa terjadinya penyimpangan dari rencana yang telah dibuat.
Alat atau instrument pengawasan ini antara lain laporan-laporan seperti neraca, laporan rugi laba ataupun laporan-laporan yang khusus lainnya, misalnya : analisis rasio, ataupun analisis lainnya seperti standar biaya ataupun analisis pengeluaran administrasi, yang pada akhirnya akan dapat menilai apa yang telah dikerjakan oleh organisasi serta pelayanan apa yang telah dilakukan oleh organisasi terhadap masyarakat.

TES FORMATIF 2

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat !

1) Pengawasan manajerial yang termasuk umum dan penting adalah pengawasan secara ...
A. parsial, di mana perusahaan dipandang sebagai bagian-bagian yang saling terpisah
B. menyeluruh, di mana perusahaan secara keseluruhan atau sebagai suatu bagian yang saling berhubungan dianggap sebagai satu unit
C. integral di mana perusahaan secara keseluruhan dipandang sebagai satu unit
D. ketiga jawaban di atas salah
Jawab : B
Jenis pengawasan manajerial yang dipandang efektif dan efisien adalah apabila pengawasan tersebut sifatnya menyeluruh; perusahaan sebagai suatu unit dapat dilihat secara keseluruhan atau per bagian yang saling berhubungan.

2) Manajemen audit yang merupakan satu bentuk pengawasan manajerial yang menyeluruh, meliputi ...
A. pemeriksaan secara bertahap dan penilaian manajemen secara menyeluruh atau terbatas pada daerah-daerah tertentu untuk dianalisis
B. pemeriksaan kembali dan penilaian manajemen secara kesatuan dan tidak terbatas pada analisis daerah-daerah tertentu
C. pemeriksaan kembali dan penilaian manajemen secara menyeluruh atau terbatas pada daerah-daerah tertentu untuk dianalisis
D. ketiga jawaban di atas salah
Jawab : C
Pemeriksaan manajemen yang dilakukan dengan pemeriksaan kembali dan sekaligus penilaian terhadap kegiatan manajemen yang telah dikerjakan, akan memberikan hasil yang lebih baik bagi perusahaan.

3) Seorang manajer yang memusatkan perhatian pengawasannya pada satu kegiatan yang paling disukai, berarti akan ...
A. membantu melihat interelasi antar kegiatan dalam perusahaan
B. menjaga view point yang luas tentang manajemen
C. menjaga keseimbangan antara tujuan dan usaha yang dilakukan
D. ketiga jawaban di atas salah
Jawab : A
Pengawasan yang tidak terbatas pada satu kegiatan tertentu akan membantu pimpinan untuk melihat perkembangan prestasi dan sekaligus permasalahan yang timbul dalam seluruh kegiatan perusahaan.

4) Dalam pengawasan prestasi secara menyeluruh dan alat yang paling berguna adalah ...
A. profit and loss statement, special report, yang memuat data masa satu tahun.
B. balance sheet
C. special report yang dibuat secara berurutan
D. balance sheet, profit and loss statement dan special reports yang dibuat dalam bentuk komparatif yang memperlihatkan data dari beberapa tahun yang berurutan.
Jawab : A
Laporan keuangan yang lengkap dan dibuat dalam bentuk komparatif, akan lebih berguna bagi perusahaan karena sifat dan kecenderungan yang penting dan terjadi di dalam perusahaan akan lebih jelas terlihat untuk dianalisis.

5) Net working capital bertujuan ...
A. memberikan indikasi sampai seberapa jauh harta lancar mungkin akan susut
B. mengukur kemampuan suatu perusahaan dalam menghadapi utang lancar yang sudah jatuh tempo
C. menunjukkan kekuatan dari posisi working capital-nya
D. ketiga jawaban di atas benar
Jawab : D
Working capital diartikan sebagai kelebihan harta lancar di atas utang lancar; pos-pos tersebut berhubungan langsung dengan sirkulasi kegiatan perusahaan.

6) Rasio (perbandingan) penjualan terhadap persediaan adalah ...
A. jumlah persediaan yang telah dijual atau diganti
B. jumlah yang telah digunakan
C. berapa kali selama masa akuntansi persediaan telah dijual atau digunakan dan diganti, di mana rasio ini mencerminkan perputaran persediaan yang sebenarnya
D. berapa kali selama masa akuntansi persediaan-persediaan telah dijual atau dipergunakan dan diganti, di mana rasio ini tidak mencerminkan perputaran persediaan yang sebenarnya.
Jawab : B
Dengan perbandingan penjualan dengan inventory maka akan terlihat selama masa akuntansi, berapa kali terjadi perputaran (turnover), persediaan (inventory) telah dijual, digunakan dan diganti.

7) Return on investment merupakan ...
A. nilai dari pengembalian modal
B. perbandingan dari keuntungan terhadap modal yang digunakan
C. perhitungan yang dimaksudkan untuk mengulas hasil keseluruhan yang dicapai oleh perusahaan
D. ketiga jawaban di atas benar
Jawab : D
ROI lebih lengkap disbanding rasio lainnya, karena dihitung berdasarkan penggabungan beberapa pos neraca (balance sheet) dan laporan rugi laba (profit and loss statement), yang hasil perhitungannya akan memperlihatkan perbandingan keuntungan terhadap modal yang telah digunakan, sampai seberapa jauh pengembalian modal, sehingga pada akhirnya dapat mengukur hasil usaha yang dicapai perusahaan.

8) Keuntungan adanya pemeriksaan manajemen adalah ...
A. mengendalikan kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek baru
B. menunjukkan daerah-daerah utama yang memerlukan penunjang
C. menentukan dikembangkannya data manajemen yang dapat dipercaya dalam organisasi
D. ketiga jawaban di atas benar
Jawab : C
Dengan membuat batasan pengawasan pada daerah-daerah yang penting berarti akan dapat memperkecil kerugian yang tidak terduga.

9) Beberapa cara yang dapat diikuti oleh pemeriksa manajemen untuk mengidentifikasi daerah-daerah untuk manajemen adalah ...
A. peninjauan atau pemeriksaan ulang laporan-laporan internal
B. memilih sistem-sistem petunjuk / prosedur yang digunakan oleh perusahaan dan mengikuti prosedur tersebut dari awal sampai akhir
C. interview dengan manajer dan karyawan yang diperlukan sebagai bahan informasi yang sangat berharga
D. ketiga jawaban di atas benar
Jawab : C
Pemeriksaan manajemen dilakukan dalam scope yang luas dan berurusan dengan interelasi seluruh kegiatan perusahaan yang sedang berjalan.

10) Dari hasil pemeriksaan manajemen disajikan satu daftar kualifikasi yang pada tiap-tiap atribut diberi nilai kreditnya. Akibat-akibat yang dinilai terdiri dari ...
A. stabilitas keuangan dan efisiensi produksi dalam perusahaan
B. efektivitas penjualan, dampak social, dan ekonomi serta pengembangan pegawai
C. pertumbuhan pendapatan, hubungan masyarakat, dan pertanggung-jawaban kewarganegaraan
D. ketiga jawaban di atas benar
Jawab : D
Untuk melihat perkembangan perusahaan baik ke dalam maupun ke luar maka perlu dilakukan penilaian dengan penyajian satu daftar kualifikasi yang pada tiap-tiap atribut diberi nilai kreditnya.

KEGIATAN BELAJAR 3 : 

PENGAWASAN KUANTITAS DAN KUALITAS

LATIHAN 

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut !

Hasil penjualan produk plastic di kota A adalah sebesar Rp 250.000,00 dan hasil penjualan produk yang sama di kota B adalah sebesar Rp 150.000,00. Adapun standard yang ditentukan berdasarkan potensi penjualan di kota A adalah Rp 400.000,00 dan di kota B Rp 200.000,00. Tentukan tingkat berhasil ditembusnya pasaran (market penetration) dan kota manakah yang dapat dikatakan lebih berhasil dalam penjualan ?

RANGKUMAN

Pengawasan kuantitas ditujukan kepada sistem mengalirnya barang-barang mulai dari bahan mentah, pembuatannya sampai pada penjualan. Inti dari pengawasan kuantitas ini adalah pengawasan penjualan.

Pengawasan penjualan yang efektif didasarkan pada unit pengawasan penjualan, potensi penjualan untuk unit tersebut serta sifat dari agen-agen penjualan yang dipakai. Sedangkan langkah-langkah di dalam pengawasan penjualan adalah mengukur pelaksanaan penjualan, membandingkan pelaksanaan penjualan dengan standar, dan mengadakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Pengawasan terhadap kualitas bukan ditujukan untuk memperoleh kualitas yang terbaik tetapi bagaimana agar kualitas yang dihasilkan memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu.

Ada dua macam cara yang dapat dipakai dalam pengawasan kualitas, yaitu pengawasan inspeksi dan pengawasan secara statistik. Pengawasan secara inspeksi dapat dilakukan dengan cara inspeksi menyeluruh 100 % atau inspeksi berdasarkan sampel. Pengawasan secara statistik mendasarkan diri pada teori-teori statistik dan metode-metode probabilitas sehingga memperkuat keterandalan (reliability) dari suatu sampel dan mengurangi terjadinya kesalahan.

TES FORMATIF 3

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat !

1) Pengawasan terhadap penjualan merupakan bagian dari pengawasan ...
A. keuangan C. kuantitas
B. kualitas D. inspeksi
Jawab : C
Pengawasan kuantitas merupakan suatu system yang mencakup pengawasan-pengawasan terhadap pemasukan bahan mentah (input), jalannya system tersebut (proses) dan pendistribusian dari hasil proses tersebut (output). Yang terakhir inilah yang disebut pengawasan penjualan.

2) Yang tidak termasuk dalam Dasar Pengawasan Penjualan adalah ...
A. unit pengawasan penjualan
B. kegiatan perusahaan saingan
C. potensi penjualan
D. sifat-sifat agen-agen penjualan yang dipakai
Jawab : B
Dasar Pengawasan Penjualan hanya meliputi tiga aspek, yaitu :
- Unit Pengawasan Penjualan
- Potensi Penjualan
- Sifat-sifat agen-agen penjualan yang dipakai
Adapun kegiatan perusahaan saingan merupakan bagian dari langkah yang lebih lanjut dalam suatu proses pengawasan penjualan yaitu di dalam mengukur pelaksanaan penjualan.

3) Alat yang digunakan dalam mengulas pelaksanaan penjualan adalah ...
A. laporan tentang jumlah produk yang telah terjual
B. bagan pengawasan (control charts)
C. agen-agen penjualan
D. laporan tentang kegiatan-kegiatan petugas penjualan
Jawab : D
Laporan ini berisikan informasi-informasi yang diperlukan mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan hal-hal apa saja yang telah dicapai oleh para petugas penjualan. Informasi ini diperoleh secara teratur sehingga dapat diikuti / diukur sampai sejauh mana penjualan telah dilaksanakan.

4) Tingkat berhasil ditembusnya pasaran (market penetration) dapat ditentukan dengan ...
A. standar deviasi
B. membandingkan tingkat penjualan yang berhasil dicapai dengan standar yang ditentukan
C. melihat sifat-sifat dari agen-agen penjualan yang dipakai
D. mengamati kegiatan perusahaan-perusahaan saingan
Jawab : B
Dengan membandingkan angka tingkat penjumlah yang berhasil dicapai (misalnya A) dengan standard yang ditentukan (misalnya B), akan diperoleh angka dalam persentase tertentu (A/B x 100% = x%). Persentase yang lebih tinggi menunjukkan bahwa market penetration di daerah yang bersangkutan lebih besar dari daerah lainnya.

5) Perbaikan-perbaikan penyimpangan dalam pelaksanaan penjualan ditujukan pada ...
A. agen-agen penjualan
B. produk atau jasa yang bersangkutan
C. para petugas penjualan
D. ketiga-tiganya mungkin
Jawab : D
Perbaikan dapat ditujukan kepada salah satu atau bahkan ketiga aspek tersebut, tergantung pada di mana penyimpangan itu terjadi.

6) Pengawasan terhadap kualitas bertujuan untuk ...
A. mencapai kualitas yang memenuhi persyaratan tertentu
B. mendapatkan kualitas yang terbaik
C. meningkatkan penjualan
D. mencegah kerusakan pada produk dan mesin-mesin
Jawab : A
Pengawasan kualitas janganlah disalah artikan sebagai usaha untuk mendapatkan kualitas yang terbaik, melainkan pengawasan kualitas bertujuan agar kualitas yang dihasilkan produk tertentu sesuai dengan fungsi dan harga produk tersebut dan berada pada tingkat yang dapat memberikan hasil yang dapat diandalkan.

7) Salah satu kerugian dari inspeksi 100 % adalah ...
A. kurang efektif
B. tidak didasarkan pada perhitungan secara statistik sehingga hasil yang didapat kurang bersifat pasti
C. besar kemungkinan petugas inspeksi melakukan kesalahan
D. memakan waktu yang cukup lama
Jawab : D
Dalam inspeksi 100% semua mesin dan produk yang akan dipakai atau yang telah selesai harus diperiksa satu per satu. Hal ini berarti membutuhkan waktu yang cukup lama di samping biaya dan tenaga yang cukup besar.

8) Untuk mengurangi risiko kesalahan sampel yang diuji dapat digunakan ...
A. teori-teori statistik dan metode probabilitas
B. mesin-mesin yang modern
C. petugas-petugas inspeksi yang ahli
D. batas pengawasan tertinggi
Jawab : A
Dengan menggunakan teori-teori statistic dan metode probabilitas maka kualitas suatu sampel dinyatakan dalam bentuk angka-angka yang dapat dianalisis dan dapat diandalkan (reliable). Dengan berdasarkan pada angka dari sampel tersebut dapat ditentukan apakah suatu proses produksi dapat dilanjutkan atau harus dilakukan tindakan-tindakan perbaikan.

9) Bagan pengawasan (control charts) digunakan pada waktu ...
A. sebelum proses produksi
B. selama proses produksi
C. sebelum produk dipasarkan
D. sebelum pembelian bahan-bahan mentah agar bahan-bahan yang dibeli terjamin kualitasnya
Jawab : B
Control Charts ini digunakan dengan cara mengambil sampel secara periodic selama proses produksi, dengan tujuan untuk melihat apakah proses produksi berjalan sebagaimana mestinya atau perlu diadakan perbaikan-perbaikan.

10) Untuk membuat suatu bagan pengawasan, semua unsure di bawah ini diperlukan, kecuali ...
A. nilai standar deviasi
B. jenis produk
C. batas pengatasan tertinggi data terendah
D. waktu
Jawab : B
Dalam membuat control charts, unsure-unsur yang harus ada ialah : standard deviasi, batas pengawasan tertinggi dan terendah, serta waktu. Jenis produk tidak termasuk karena cara pembuatan control charts ini bersifat umum untuk semua jenis produksi.

KEGIATAN BELAJAR 4 : 

PENGAWASAN WAKTU, BIAYA, DAN ANGGARAN

LATIHAN

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut !

1) Dalam bidang produksi, kegiatan (proses produksi) apa saja yang erat kaitannya dengan pengawasan waktu ? Sebutkan dan jelaskan !
2) Dalam bidang produksi yang berhubungan dengan pengawasan waktu, apakah yang dimaksud dengan diapatching dan apa fungsinya dalam pengawasan ?
3) Dalam pengawasan biaya terdapat dua konsep pengurangan biaya, yaitu PPBS (planning, programming, budgeting system) dan value analysis. Apakah yang dimaksud dengan konsep tersebut dan apakah perbedaan antara keduanya ?
4) Apakah yang dimaksud dengan pengawasan anggaran ?
5) Sebutkan beberapa keunggulan dan kelemahan pengawasan terhadap anggaran !

RANGKUMAN

Telah dijelaskan di muka tentang pengawasan waktu, biaya, dan anggaran yang keseluruhannya dimaksudkan untuk lebih mengefisienkan dan mengefektifkan sumber-sumber manajemen.
Dalam pengawasan waktu ada dua cara, yaitu yang personal dipergunakan oleh manajer untuk mencatat seluruh aktivitas yang dilalaikan oleh pekerja dan yang berhubungan dengan bidang pengawasan produksi, yaitu dalam routing, scheduling, dan dispatching. Dari ketiga kegiatan pengawasan produksi hanya dispatching-lah yang benar-benar merupakan proses pengawasan; yang lainnya lebih merupakan proses pengawasan.

Pelaksanaan pengawasan biaya ditujukan untuk mengadakan pengurangan biaya (cost reduction). Metode yang terkenal adalah metode efektivitas biaya PPBS dan analisis value. PPBS mengutamakan segi rasionalitas dalam pengambilan keputusan, sedangkan analisis value lebih menggunakan teknik menemukan / memperbaiki metode kerja yang lebih baik dan pengidentifikasian biaya yang tidak perlu.

Pengawasan anggaran merupakan proses untuk mengadakan perbandingan antara hasil yang dicapai dengan anggaran yang telah direncanakan sebelumnya. Penyusunan anggaran dilaksanakan pada setiap periode waktu tertentu.

Pengawasan anggaran ini memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelemahannya pada umumnya timbul karena kegagalan untuk mengakui segi perilaku manusia dalam organisasi.

TES FORMATIF 4

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat !

1) Perusahaan menentukan periode waktu anggaran dan biayanya ...
A. satu tahun sekali
B. tergantung keinginan pekerjanya
C. biasanya 6 bulan sekali
D. tergantung dari kebutuhan asalkan anggaran dan biaya tersebut dapat menggambarkan keseluruhan kegiatan perusahaan.
Jawab : D
Dalam penentuan periode waktu tidak ada batasan tertentu, perusahaan dapat menentukan sendiri periode waktunya yang paling sesuai dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan; yang perlu diingat di sini periode tersebut harus dapat menggambarkan keseluruhan kegiatan perusahaan. Dengan demikian perusahaan yang satu dengan yang lain mungkin memiliki periode waktu dan anggaran biaya yang berbeda.

2) Seorang pegawai dikatakan telah mempunyai hasil kerja yang baik apabila ia ...
A. bekerja dengan cepat
B. hasilnya memuaskan
C. bekerjanya cepat dan hasilnya memuaskan
D. bekerja sesuai dengan standar waktu yang telah ditetapkan
Jawab : C
Waktu memiliki sifat yang unik, yaitu terbatas. Oleh karena itu, dalam pengawasan penggunaan waktu ini diusahakan agar tercipta hasil dan daya guna yang maksimal dari pekerjaan. Oleh karena itu, dalam penggunaan waktu ini, yang dipentingkan bukan saja kecepatan dalam bekerja, tetapi juga ketepatan hasilnya.

3) Biaya yang ditetapkan lebih dahulu berdasarkan patokan tertentu yang lebih kurang dapat menggambarkan total pengeluaran normal disebut ...
A. standard cost C. overhead cost
B. basic standard cost D. material cost
Jawab : A
Merupakan biaya yang ditetapkan lebih dahulu untuk memproduksi suatu barang berdasarkan patokan atau cara-cara tertentu. Biaya ini dianggap dapat mewakili keseluruhan pengeluaran total yang normal dalam perusahaan.

4) Sedangkan biaya yang umumnya berhubungan dengan faktor waktu adalah biaya ...
A. standard cost C. overhead cost
B. basic standard cost D. material cost
Jawab : C
Merupakan biaya-biaya yang dipergunakan untuk membiayai kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan faktor waktu, misalnya sewa, asuransi, penyusutan, dan lain-lainnya. Biaya ini tidak berhubungan langsung dengan biaya produksi, melainkan dapat menambah harga jualnya.

5) Metode yang dipergunakan untuk mengidentifikasi biaya yang tidak perlu, menemukan dan memperbaiki cara kerja yang lebih baik dalam cost reduction adalah ...
A. PPBS
B. analisis value
C. jawaban A dan B tidak ada yang benar
D. jawaban A dan B benar kedua-duanya
Jawab : B
Analisis value lebih menyangkut pada bidang teknis suatu kerja tertentu agar dapat ditemukan suatu metode, cara kerja yang lebih baik lagi.

6) Diapatching dalam pengawasan produksi berfungsi untuk ...
A. memberikan keterangan tentang pergerakan material dalam proses produksi
B. mempersiapkan atau merencanakan arah suatu proses produksi
C. menentukan jadwal waktu kapan dimulainya suatu produk dan kapan selesainya.
D. Jawaban A, B, C salah
Jawab : A
Yang perlu diingat di sini hanyalah fungsi untuk mempersiapkan dan merencanakan arah termasuk fungsi dari routing, tugas untuk menjadwalkan suatu produk kapan dimulai dan kapan selesainya merupakan fungsi scheduling. Sedang tugas untuk memberikan keterangan tentang pergerakan material sampai di mana termasuk diapatching.

7) Waktu memiliki sifat yang unik yaitu ...
A. terbatas
B. cepat uang
C. inelastis
D. semua jawaban A, B, C adalah benar
Jawab : D
Waktu jumlahnya terbatas dan berputar terus. Oleh karena itu, cepat using dan inelastik.

8) Cara yang paling diterima dalam mengadakan cost reduction adalah dengan ...
A. mengurangi sedikit-sedikit pada tiap-tiap bagian dari biaya yang bersangkutan
B. mencoret / menghilangkan salah satu bagian dari biaya yang bersangkutan
C. sekaligus mengurangi dengan jumlah yang besar salah satu bagian dari biaya yang bersangkutan
D. menghapuskan biaya tersebut
Jawab : A
Cara ini adalah cara yang dapat diterima oleh pekerja, sebab dengan demikian pengurangan biaya tidak terasa berat atau mengganggu kegiatan lainnya. Penghapusan biaya sama sekali hanya dapat dilakukan untuk kegiatan-kegiatan yang sudah tidak diperlukan lagi. Jika ternyata masih diperlukan maka pada akhirnya biaya itu akan muncul lagi mungkin dalam bentuk dan nama yang berbeda.

9) Kegagalan dalam pengawasan anggaran umumnya disebabkan kegagalan ...
A. mengakui segi perilaku manusia dalam organisasi
B. menentukan periode waktu anggaran
C. menyusun perkiraan anggaran
D. menganalisis dan menginterpretasikan data anggaran
Jawab : A
Pada penetapan anggaran biasanya perusahaan menetapkan target-target tertentu yang harus dipenuhi pekerja dalam waktu tertentu. Jika penetapan target terlalu tinggi ataupun terlalu rendah maka akan menyebabkan para pekerja kecewa, tidak dapat meraihnya atau tidak bergairah.

10) Konsep yang digunakan untuk menerapkan cost reduction, adalah ...
A. PPBS
B. analisis nilai (value analysis)
C. PPBS dan value analysis
D. jawaban A, B, dan C salah
Jawab : C
Karena kedua konsep, yaitu PPBS dan value analysis merupakan metode dalam rangka pengurangan biaya (cost reduction).

DAFTAR PUSTAKA

Harold Roontz and O’Donnell. (1967). Priciples of Management, terjemahan M. Ridwan dan Anwar. Jakarta : Bhatar.
Terry, George R. (1972). Principles of Management. Sixth Edition. Homewood, Illinois : Richard D. Irwin.
Winardi. (1970). Asas-asas Manajemen. Bandung : Penerbit Alumni