PENGANTAR ILMU KERASIPAN (ASIP 4101) MODUL 4

PENGANTAR ILMU KERASIPAN

Modul 4 Kegiatan Belajar 1

KLASIFIKASI ARSIP DINAMIS

A. KLASIFIKASI

Klasifikasi merupakan proses yang mengkategorikan arsip dinamis dalam susunan tertentu.

Jenis Klasifikasi :

1. Klasifikasi Fungsional adalah klasifikasi untuk melaksanakan fungsi sebuah badan korporasi.
2. Klasifikasi Subtantif adalah klasifikasi tugas pokok sebuah badan korporatif.
3. Klasifikasi Fasilitatif merupakan fungsi untuk membantu terlaksananya fungsi substantive.

B. PENYUSUNAN SEBUAH BAGAN KLASIFIKASI BERBASIS PENGETAHUAN UNTUK DOKUMEN

Sebagai contoh bagan klasifikasi ini ialah system penomoran jamak yang menggunakan rancangan  penyandian hierarkis bagi aspek primer, sekunder dan tersier senuah subjek.

Keuntungan Sistem Penomoran Jamak :

1. Berkas yang berkaitan terkelompok menjadi satu.
2. Berkas nomor dapat diterjemakan menjadi kategori subjek.
3. Relokasi kelompok berkas tertentu lebih dipermudah.
4. Dalam beberapa hal pengindeksan kata kunci yang terperinci di perbolehkan.

Kelemahan Sistem Penomoran Jamak :

1. Selalu ada tuntunan untuk menyediakan ruang bagi berkas yang baru yang dibuka pada bidang subjek yang sama.
2. Bagan klasifikasi atau himpunan tajuk dapat bersifat komplek dan sukar dimantapkan.

C. PENYUSUNAN BAGAN KLASIFIKASI

Prinsip penyusunan bagan klasifikasi untuk dokumen/ berkas sebuah badan korporasi

1. Topik konsep tunggal dikumpulkan dengan topik yang sama atau berhubungan.
2. Penataan dalam larik (menata menurut kategori dan subkategori yang logis).
3. Penataan kategori secara keseluruhan, mulai dari yang kurang penting sampai yang paling penting menurut kacamata pemakai berkas.
4. Topik majemuk /kompleks dibuat mulai dari yang penting sampai kategori yang kurang penting.

D. CARA SISTEM PEMBERIAN KODE

Persyaratan sistem pemberian kode antara lain :

1. Hendaknya memiliki tata susunan swabukti.
2. Mudah diperluas.
3. Sediakan tempat kosong dalam notasi.
4. Badan klasifikasi hendaknya mencerminkan hubungan hierarkis di atara masing-masing istilah.

E. PENJAJARAN KODE KLASIFIKASI

Pada penjajaran notasi, elemen tunggal sebuah notasi mendahului notasi majemuk.

Contoh : B011;B121; L023/B011; L027; dan seterusnya.

F. INDEKS DAN PANDUAN PEMAKAI

Sebuah bagan klasifikasi harus disertai dengan indeks abjad yang menunjukkan likasi sebuah topik dalam bagan klasifikasi.

G. MEMBUAT KLASIFIKASI KEGIATAN INSTANSI ATAU PERUSAHAAN

Langkah yang diambil untuk membuat klasifikasi arsip antara lain :

1. Mengumpulkan sumber informasi.
2. Memperoleh pemahaman keseluruh misi dan sasaran instansi.
3. Membuat danmendaftar fungsi utama instansi.
4. Mengidentifikasi hierarki aktivitas kelompok.
5. Mengenali transaksi khas yang mengoperasionalkan aktivitas secara luas.
6. Mengenali proses
7. Membuat peta hierarki bagi masing-masing fungsi.

H. PERBEDAAN ANTARA KLASIFIKASI INSTANSI DAN KLASIFIKASI BERBASIS PENGETAHUAN

1. Tujuan proses klasifikasi urusan instansi sebuah bagan akan digunakan untuk menyusun arsip dinamis, melainkan sebagai dasar untuk mengembangkan komponen program lainnya.
2. Proses menentukan bagan klasifikasi urusan iinstansi secara luas.
3. Klasifikasi urusan instansi terbatas.
4. Nama unit/struktur instansi/perusahaan.
5. Manajer arsip dinamis perlu memahami klasifikasi yang menggunakan pendekatan fungsional dan pengetahuan.

I. SERI, BERKAS, DAN DOKUMEN

Dalam instansi sudah lazim arsip dinamis dibagi menjadi seri dan subseri, kemudian di bagi lagi menjadi unit temu balik yang terpisah-pisah dan terdiri atas dokumen.

J. PENCATATAN (REGISTRASI)

Tujuan registrasi ialah menyediakan bukti bahwa sebuah arsip dinamis telah diterima atau dibuat dalam sebuah sistem tata arsip dinamis

K. PENCATATAN PADA ARAS BERKAS DAN DOKUMEN

Bila sebuah dokumen telah di terima lalu diklasifikasikan, dokumen tersebut di catat sebagai sebuah maujud (item) diskrit serta memperoleh nomor registrasi/ klasifikasi.

L. PENGINDEKSAN

Pengindeksan adalah proses menentukan dan penerapan istilah atau kode ke arsip dinamis sehingga dapat ditemu balik.

M. PEMBERIAN JUDUL BEKAS

Judul dapat merupakan ringkasan atau pernyataan ringkas isi berkas. Contohnya adalah PERTEMANAN – KONTRAK KERJA - TENDER

N. STRUKTUR JUDUL BERKAS

1. Judul berkas terdiri atas kombinasi kosakata
2. Judul berkas merupakan ringkasan Bahasa sehari-hari
3. Judul berkas di susun sebagai dua pernyataan yang terpisah.
4. Judul berkas terdiri atas dua komponen kosakata terkendali

O. META DATA DAN ARSIP DINAMIS ELEKTRONIK

Metadata adalah deskripsi atau profil sebuah dokumen yang berisi tentang data konteks, bentuk, dan isinya.

P. LANGKAH DALAM PROSES PENGINDEKSAN

Tiga langkah proses pengindeksan istilah terhadap dokumen antara lain

1. Memeriksa Dokumen
2. Mengenali Konsep Temu Balik yang Bermanfaat
3. Menerjemahkan Konsep ke Kosakata Pengindeksan
4. Kosakata Pengindeksan
5. Kosakata Terkendali dan Bahasa Sehari-hari

Q. PENGINDEKSAN NAMA DIRI

Nama orang, perusahaan atau instansi merupakan nama diri yang menjadi istilah pengindeksan yang lazim Karena mudah ditemukan/ dijumpai.