PENGANTAR
ILMU KERASIPAN
Modul 4 Kegiatan Belajar 1
KLASIFIKASI
ARSIP DINAMIS
A. KLASIFIKASI
Klasifikasi merupakan proses yang mengkategorikan arsip
dinamis dalam susunan tertentu.
Jenis Klasifikasi :
- Klasifikasi
Fungsional adalah klasifikasi untuk melaksanakan fungsi sebuah badan
korporasi.
- Klasifikasi
Subtantif adalah klasifikasi tugas pokok sebuah badan korporatif.
- Klasifikasi
Fasilitatif merupakan fungsi untuk membantu terlaksananya fungsi
substantive.
B. PENYUSUNAN SEBUAH BAGAN KLASIFIKASI BERBASIS PENGETAHUAN
UNTUK DOKUMEN
Sebagai contoh bagan klasifikasi ini ialah system penomoran
jamak yang menggunakan rancangan
penyandian hierarkis bagi aspek primer, sekunder dan tersier senuah
subjek.
Keuntungan Sistem Penomoran Jamak :
- Berkas
yang berkaitan terkelompok menjadi satu.
- Berkas
nomor dapat diterjemakan menjadi kategori subjek.
- Relokasi
kelompok berkas tertentu lebih dipermudah.
- Dalam
beberapa hal pengindeksan kata kunci yang terperinci di perbolehkan.
Kelemahan Sistem Penomoran Jamak :
- Selalu
ada tuntunan untuk menyediakan ruang bagi berkas yang baru yang dibuka
pada bidang subjek yang sama.
- Bagan
klasifikasi atau himpunan tajuk dapat bersifat komplek dan sukar
dimantapkan.
C. PENYUSUNAN BAGAN KLASIFIKASI
Prinsip penyusunan bagan klasifikasi untuk dokumen/ berkas
sebuah badan korporasi
- Topik
konsep tunggal dikumpulkan dengan topik yang sama atau berhubungan.
- Penataan
dalam larik (menata menurut kategori dan subkategori yang logis).
- Penataan
kategori secara keseluruhan, mulai dari yang kurang penting sampai yang
paling penting menurut kacamata pemakai berkas.
- Topik
majemuk /kompleks dibuat mulai dari yang penting sampai kategori yang
kurang penting.
D. CARA SISTEM PEMBERIAN KODE
Persyaratan sistem pemberian kode antara lain :
- Hendaknya
memiliki tata susunan swabukti.
- Mudah
diperluas.
- Sediakan
tempat kosong dalam notasi.
- Badan
klasifikasi hendaknya mencerminkan hubungan hierarkis di atara
masing-masing istilah.
E. PENJAJARAN KODE KLASIFIKASI
Pada penjajaran notasi, elemen tunggal sebuah notasi mendahului
notasi majemuk.
Contoh : B011;B121; L023/B011; L027; dan seterusnya.
F. INDEKS DAN PANDUAN
PEMAKAI
Sebuah bagan klasifikasi harus disertai dengan indeks abjad
yang menunjukkan likasi sebuah topik dalam bagan klasifikasi.
G. MEMBUAT KLASIFIKASI
KEGIATAN INSTANSI ATAU PERUSAHAAN
Langkah yang diambil untuk membuat klasifikasi arsip antara
lain :
- Mengumpulkan
sumber informasi.
- Memperoleh
pemahaman keseluruh misi dan sasaran instansi.
- Membuat
danmendaftar fungsi utama instansi.
- Mengidentifikasi
hierarki aktivitas kelompok.
- Mengenali
transaksi khas yang mengoperasionalkan aktivitas secara luas.
- Mengenali
proses
- Membuat
peta hierarki bagi masing-masing fungsi.
H. PERBEDAAN ANTARA
KLASIFIKASI INSTANSI DAN KLASIFIKASI BERBASIS PENGETAHUAN
- Tujuan
proses klasifikasi urusan instansi sebuah bagan akan digunakan untuk
menyusun arsip dinamis, melainkan sebagai dasar untuk mengembangkan
komponen program lainnya.
- Proses
menentukan bagan klasifikasi urusan iinstansi secara luas.
- Klasifikasi
urusan instansi terbatas.
- Nama
unit/struktur instansi/perusahaan.
- Manajer
arsip dinamis perlu memahami klasifikasi yang menggunakan pendekatan
fungsional dan pengetahuan.
I. SERI, BERKAS, DAN DOKUMEN
Dalam instansi sudah lazim arsip dinamis dibagi menjadi seri
dan subseri, kemudian di bagi lagi menjadi unit temu balik yang terpisah-pisah
dan terdiri atas dokumen.
J. PENCATATAN (REGISTRASI)
Tujuan registrasi ialah menyediakan bukti bahwa sebuah arsip
dinamis telah diterima atau dibuat dalam sebuah sistem tata arsip dinamis
K. PENCATATAN PADA ARAS
BERKAS DAN DOKUMEN
Bila sebuah dokumen telah di terima lalu diklasifikasikan,
dokumen tersebut di catat sebagai sebuah maujud (item) diskrit serta memperoleh
nomor registrasi/ klasifikasi.
L. PENGINDEKSAN
Pengindeksan adalah proses menentukan dan penerapan istilah
atau kode ke arsip dinamis sehingga dapat ditemu balik.
M. PEMBERIAN JUDUL BEKAS
Judul dapat merupakan ringkasan atau pernyataan ringkas isi
berkas. Contohnya adalah PERTEMANAN – KONTRAK KERJA - TENDER
N. STRUKTUR JUDUL BERKAS
- Judul
berkas terdiri atas kombinasi kosakata
- Judul
berkas merupakan ringkasan Bahasa sehari-hari
- Judul
berkas di susun sebagai dua pernyataan yang terpisah.
- Judul
berkas terdiri atas dua komponen kosakata terkendali
O. META DATA DAN ARSIP
DINAMIS ELEKTRONIK
Metadata adalah deskripsi atau profil sebuah dokumen yang
berisi tentang data konteks, bentuk, dan isinya.
P. LANGKAH DALAM PROSES
PENGINDEKSAN
Tiga langkah proses pengindeksan istilah terhadap dokumen
antara lain
- Memeriksa
Dokumen
- Mengenali
Konsep Temu Balik yang Bermanfaat
- Menerjemahkan
Konsep ke Kosakata Pengindeksan
- Kosakata
Pengindeksan
- Kosakata
Terkendali dan Bahasa Sehari-hari
Q. PENGINDEKSAN NAMA
DIRI
Nama orang, perusahaan atau instansi merupakan nama diri yang
menjadi istilah pengindeksan yang lazim Karena mudah ditemukan/ dijumpai.
RSS Feed
Twitter
Senin, Agustus 06, 2018
MEDIA UNTUK BELAJAR
